Dans un monde toujours plus dématérialisé, le tampon encreur numérique remplace progressivement le tampon encreur en caoutchouc.
Révolutionnaire en son temps, ce célèbre outil de bureautique fait place au tampon 2.0, plus rapide et moins coûteux. Toutefois, s’il permet une identification rapide, le tampon numérique ne revêt aucune valeur juridique. Pour cela, il est indispensable de l’associer à la signature électronique qualifiée. Voici tout ce qu’il vous faut savoir pour identifier, authentifier et sécuriser vos documents grâce à la signature électronique.
Qu’est-ce qu’un tampon encreur numérique ?
Le tampon encreur numérique est l’équivalent digital du tampon encreur manuel. Appliqué manuellement ou automatiquement, il authentifie des documents échangés par voie électronique. Tout comme son ancêtre en caoutchouc, ce tampon encreur 2.0 contient des informations rattachées à la personne morale qu’il identifie : adresse du siège social, numéro d’identification de l’entreprise (SIRET, SIREN, etc.), montant du capital, etc.
Au sein d’une entreprise, d’une institution ou d’une organisation, le tampon encreur numérique est utilisé sur de nombreux documents :
- Devis et factures ;
- Notes de frais ;
- Documents de propriété intellectuelle ;
- Rapports financiers, etc.
Dans un monde professionnel dématérialisé, le tampon encreur numérique représente un véritable outil de confiance. Il atteste de la fiabilité d’une structure et rassure ainsi ses interlocuteurs. Toutefois, l’apposition d’un cachet numérique n’est pas obligatoire et ne possède aucune valeur juridique.
Tampon encreur numérique et réglementation eIDAS
Le tampon encreur numérique est intégré à la réglementation européenne sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (réglementation eIDAS). Adopté le 23 juillet 2014, ce règlement n° 910/2014/UE précise et encadre les outils relatifs à la signature électronique (délivrances de certificats qualifiés, services en ligne, etc.).
La réglementation eIDAS rapporte notamment des critères de conformité relatifs aux tampons encreurs électroniques. Ainsi, un tampon numérique doit :
- Être lié à son créateur de manière explicite et univoque ;
- Permettre l’identification de la personne morale à laquelle il est rattaché ;
- Contenir des informations pertinentes, utilisées sous le contrôle du créateur du cachet électronique ;
- Être lié aux données utilisées pour sa création afin de rendre détectable toute modification ultérieure.
L’eIDAS autorise également l’identification à distance des créateurs de tampons et signatures électroniques. Auparavant, une personne physique avait obligation de se rendre auprès d’une institution d’enregistrement de signatures et tampons numériques afin de prouver son identité. Ainsi, cette nouvelle législation sert principalement à encadrer l’identification des personnes et la conformité des outils.
Apposé seul, le tampon encreur numérique ne possède pas de réelle valeur juridique
Comme son ancêtre en caoutchouc, le tampon numérique ne possède pas de réelle valeur juridique. Ainsi, il n’est pas obligatoire de le faire figurer sur les documents émanant d’une entreprise, d’une organisation ou d’une institution. S’il participe d’une relation de confiance entre une personne morale et son interlocuteur, il n’a donc pas de caractère juridique.
Néanmoins, différents niveaux de certification peuvent être rattachés au cachet d’un tampon encreur numérique. Ces certificats, dits « avancés » ou « qualifiés », attestent de la vigilance accordée à la vérification de l’identité de son créateur. Le tampon numérique qualifié constitue le plus haut niveau de confiance.
Pour obtenir un tampon numérique qualifié, il convient de faire appel à un prestataire de services de confiance (PSCo). Ces prestataires de confiance observent la législation française. Ils garantissent également la fabrication de tampon numérique dans le respect du règlement européen.
Pour avoir une valeur juridique, un tampon encreur numérique doit être associé à une signature électronique
Au contraire du tampon numérique, la signature électronique possède une véritable valeur juridique. En France, ce procédé est reconnu depuis 2000 par la loi n° 2000-230. L’utilisation de la signature électronique est encadrée par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI). Organisme de référence en matière de signature électronique, il veille à la bonne application du règlement eIDAS. L’ANSSI a également en charge d’identifier et de contrôler les prestataires de services de confiance, habilités à délivrer des signatures électroniques avec certificats.
Comme pour les tampons encreurs numériques, l’eIDAS définit plusieurs niveaux de signature électrique : simple, avancée ou qualifiée. La signature électronique qualifiée possède la même reconnaissance juridique qu’une signature manuscrite. Elle garantit notamment :
- Le respect de la réglementation eIDAS ;
- Un document authentique, non modifié après signature électronique ;
- Un dossier de preuve rattaché à chaque signature.
Pour conclure
Depuis 2014, la réglementation européenne eIDAS a permis de préciser les critères de conformité des tampons encreurs numériques. Toutefois, ce règlement n’octroie aucune valeur juridique à ces outils d’authentification utilisés par les personnes morales. Afin de bénéficier d’une reconnaissance juridique, un cachet numérique doit obligatoirement être accompagné d’une signature électronique qualifiée.
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