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Signature électronique & RH : l’astuce des entreprises

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Optimisez le pôle RH de votre entreprise grâce à la signature électronique, pour une contractualisation rapide, en toute sécurité.

Publi-rédactionnel

RH et signature électronique : le numérique s’impose dans nos bureaux

La place de plus en plus importante que prend le numérique dans nos échanges quotidiens et professionnels, change le système de pensée des entreprises françaises, notamment pour les RH. Tournées vers l’avenir, les entreprises n’ont d’autre choix que de s’adapter à de nouveaux process. Avec l’autorisation des bulletins de paie dématérialisés depuis le 1er janvier 2017, la loi du Travail transforme le travail des RH, notamment avec l’arrivée de la signature électronique qui permet de signer des contrats de travail dématérialisés.

Une nouvelle organisation d’entreprise : exemple avec Universign

La signature électronique, comme celle d’Universign qui compte parmi les leaders en France, métamorphose le fonctionnement interne des entreprises, notamment le pôle RH. Ce dernier voit sa productivité augmenter, puisqu’il n’a plus à réaliser de déplacements, la pagination manuscrite, les envois postaux, etc. Sans oublier l’attente du retour client, pour la suite de la procédure ! Cette nouvelle manière de fonctionner permet à ce secteur, pilier dans le développement d’une entreprise, d’optimiser son temps de travail.

Faites confiance à un PSCo

Un PSCo (ou Prestataire de Service de Confiance) est l’assurance de la validation juridique des documents dématérialisés et signés au minimum entre deux signataires. Si vous ne recourez pas à un Prestataire de Service de Confiance, la mise en place d’une signature électronique a autant de valeur qu’une signature manuscrite, à savoir aucune.

Un processus de contractualisation sécurisé

Si vous êtes dirigeant ou entrepreneur d’entreprise et que vous recevez des contrats signés par milliers chaque année, le papier risque de revenir cher. Facilitez et enrichissez le Système d’Information Ressources Humaines (SIRH), grâce à l’automatisation des tâches via un service rapide et en toute sécurité, à savoir la signature électronique.

Prenons en exemple le processus de contractualisation entre un collaborateur et son employeur. Grâce à une signature dématérialisée, le contrat ou document RH envoyé est :

Intégralement signé par les deux parties. L’horodatage permet de certifier la date et l’heure de la réception, assurant que le contrat ne peut être modifié a posteriori.

Les signataires sont identifiés par des documents légaux tels que la carte d’identité. C’est la garantie que les signataires sont bien les personnes qu’ils prétendent être.

La signature électronique permet d’authentifier un contrat signé comme légal aux yeux de la loi, prenant la même valeur qu’un document papier.

Exemple concret : un contrat de travail dématérialisé

Pour vous proposer un cas concret, prenons l’envoi d’un RH d’un contrat de travail à un futur collaborateur. Invité à signer par mail, il reçoit toujours une identification SMS, qui transmet en code personnalisé, pour valider la signature. Une fois le code rentré, le contrat de travail signé retourne à l’employeur ou au chargé RH.  

Avec le développement de cette nouvelle technologie sécurisée, vous pouvez très facilement l’intégrer à des logiciels RH spécialisés. Il faut dire que ce type de démarche permet notamment de :

Améliorer la gestion des contrats, qui ne sont plus perdus par mail,

Limiter les risques de perte ou de destruction des archives,

En quelques clics, les deux partis peuvent accéder au contrat quand ils le souhaitent,

Faciliter la gestion documentaire.

Une gestion de travail simplifiée au profit du développement d’entreprise

L’apposition de la signature électronique intégrée au process interne d’une entreprise permet aux employés de gagner un temps précieux au quotidien, sans stress de commettre une faute humaine, tout en envoyant des documents en toute sécurité.

Dans le cadre d’une promesse d’embauche, le potentiel collaborateur n’a plus besoin d’aller sur place pour signer son contrat ni de le renvoyer par la poste au risque que le courrier ne se perde.

Il en est de même dans le cadre d’un contrat de travail.

Lors de la réalisation d’entretiens professionnels, l’horodatage permet de laisser une trace des échanges.

La réalisation d’avenants.

Les grands avantages de la signature électronique

En s’intégrant pleinement dans le process interne des pôles RH, la signature numérique change les méthodes de travail, tout en sécurisant chaque étape. Lors de la réalisation d’un partenariat, le RH n’a plus à attendre le retour papier, et de son côté le client n’a pas à imprimer, paginer, signer et renvoyer le document. En quelques clics, ce qui prenait des jours ne prend plus que quelques heures, permettant à une entreprise d’avancer plus rapidement à chaque étape du projet.

Source économique, signe de modernité auprès de ses clients, permettant l’internationalisation de sa clientèle et de ses partenaires BtoB comme BtoC, la signature électronique est la grande gagnante des dernières innovations d’entreprise.

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